BagiPengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00 WIB. Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertugas. Genjringd. Drum 19. Berikut ini yang bukan merupakan ciri kasidah adalah a. Disajikan dengan posisi berdiri b. Kesenian tradisional yang menggunakan alat rebana sebagai musik pengiring adalah kesenian a. Wayang c. Kasidah b. seperti puji-pujian terhadap Allah swt., sholawat kepada Nabi Muhammad saw atau syair-syair Arab. Karena Pembakaranbatubara untuk digunakan sebagai sumber energi dapat memiliki beberapa dampak negatif. Berikut ini yang bukan merupakan dampak negatif dari pembakaran batubara yang tidak terkontrol adalah . A. Menghasilkan zat radioaktif B. Menghasilkan gas natrium klorida C. Menyebabkan gangguan pernapasan D. Menyebabkan polusi udara Vay Tiền Nhanh. Arsip adalah – Pengertian, Fungsi, Syarat, Jenis, Peranan, Nilai Guna, Sistem & Prosedur – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Arsip yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian, fungsi, syarat, peranan, nilai guna, sistem dan prosedur, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini. Arsip adalah setiap catatan “record atau warkat” yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas “kartu, formulir”, kertas film “slide, film-strip, mikro film”, komputer “pita tape, piringan, rekaman, disket”, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film “celluloid” dan media komputer “disket, pita magnetik dan sebagainya”. Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait “Administrasi Kearsipan” Pengertian & Fungsi – Perlindungan – Penyimpanan – Pengawetan Menurut Undang-Undang tahun 1971, pengertian arsip adalah “Depkes, 197143” Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Sedarmayanti 2003 49 dalam pengarsipan hal-hal yang harus diperhatikan yaitu Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harusmudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkanjuga dapat dimengerti pegawai lainnya. Pemeliharaan dan penjagaan arsip. Berdasarkan sistem yang digunakan,arsip harus dipelihara dan dijaga dengan baik, agar nantinyamemungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Menjamin Keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian danharus aman dari bahaya air, api, gangguan dari binatang, udara yanglembab dan lain-lain, sehingga penyimpanannya harus ditempat yangbenar-benar aman dari segala gangguan. Penempatan arsip. Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis,agar mudah untuk menjangkaunya. Sistem yang digunakan harus fleksibel maksudnya harus memberikankemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaandan efektifitas kerja. Petugas arsip. Petugas arsip atau yang biasa disebut dalam bidang arsipyaitu Arsiparis, perlu memahami pengetahuannya di bidang arsip. Mengadakan pengontrolan arsip. Agar dapat memahami seluruh mediainformasi yang ada dan mengajukan surat untuk mengadakan penyusutanserta pemusnahan arsip. Fungsi Arsip Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 disebutkan bahwa fungsi arsip dibagi menjadi dua golongan yaitu Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalamperencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggraan administrasi negara. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsunguntuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait Proses Pengambilan Keputusan Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia ARNAS. Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap Penyimpanan berkas surat dinas. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi. Penemuan kembali berkas dinas yang disimpan. Syarat Arsip Arsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu Merupakan kumpulan warkat, Mempunyai nilai guna, Disimpan menurut sistem tertentu, Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. Jenis-Jenis Arsip Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis arsip, terdiri atas 1. Berdasarkan dari kepentingannya Terdiri atas Vital record warkat sangat penting, yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bati suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus abadi selama organisasi itu masih berdiri. Important record warkat penting, yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama 3 tahun keatas untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain. Useful record warkat berguna, yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya lama penyimpanan, biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya. Non essential record warkat tidak penting, yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda harian. Contoh undangan rapat dan lain-lain. 2. Berdasarkan dari Fisiknya Terdiri atas Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain sebagainya. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan sebagainya. Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait Surat Niaga 3. Berdasarkan dari Isinya Terdiri atas a Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya Tata cara mengajukan kredit, Tata cara pembayaran uang, Jumlah uang yang harus dibayar, Tanggal pembayaran atau pelunasan hutang. b Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan goods yang memuat antara lain Jumlah dan macam-macam persediaan barang, Harga barang-barang tersebut, Lokasi/tempat barang tersebut, Keadaan fisik barang. c Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi pegawai. d Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya Mutu penjualan, Jumlah persediaan, Harga barang, Daerah pemasaran, Hasil penjualan, Prosedur penjualan. e Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya Jumlah barang yang dihasilkan, Jenis barang yang dihasilkan, Kualitas barang yang dihasilkan, Jenis bahan baku yang dipergunakan, Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan, Jenis alat mesin proses produksi, Laporan produksi. 4. Berdasarkan dari Pemiliknya Terdiri atas a Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat Arnaspus. Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah Arnasda b Berasal dari instansi pemerintah/swasta Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan, Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan, Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya sentralisasi, Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat tersebat/desentralisasi. 5. Berdasarkan dari Fungsinya Terdiri atas Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti pengolahan suatu organisasi. Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja. Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait Manajemen Organisasi Peranan Arsip Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri. Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED A = Administrative Value nilai guna di bidang Administrasi, misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya. L = Legal Value nilai guna di bidang Hukum, misalnya Akta Jual beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya. F = Fiscal Value nilai guna di bidang keuangan, misalnya cek, kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya. R = Research Value nilai guna di bidang Penelitian, misalnya karya tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya. E = Educational Value nilai guna di bidang Pendidikan, misalnya ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya. D = Documentary Value nilai guna di bidang Dokumentasi, misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya. Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 empat keguanaan yaitu sebagai berikut Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan. Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah. Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi a. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan. b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip nilai guna sekunder meliputi Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya. Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya. Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap “caption” dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana “sering disebut sistem abjad”, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek “Amsyah, 200871”. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses “File pending” dan penyimpanan warkat yang sudah di proses “File Tetap”. Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli Penyimpanan Sementara “File Pending” File pending atau file tindak lanjut “follow-up file” adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk “guide” bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip “filing cabinet” yang dipergunakan. Penyimpanan Tetap “File Permanen” Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Demikianlah pembahasan mengenai Arsip adalah – Pengertian, Fungsi, Syarat, Jenis, Peranan, Nilai Guna, Sistem & Prosedur semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂 1 Berikut yang bukan merupakan fungsi arsip adalah sebagai berikut a alat ingatan organisasi b alat bukti yang otentik c pajangan d bahan dokumentasi e bahan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan 2 Arsip rahasia merupakan contoh arsip berdasarkan a sifat b kepemilikan c bentuk d fisik e fungsi 3 Suatu proses kegiatan, mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, hingga penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah adalah pengertian ... a arsip b kearsipan c dokumen d dokumentasi e korespondensi 4 Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh a financial record b inventory record c personal record d sales record e production record 5 Legal, unik, dan terpercaya merupakan bagian a karakteristik arsip b asas kearsipan c fungsi arsip d penggolongan arsip e nilai guna arsip Classifica Questa classifica è privata. Fai clic su Condividi per renderla pubblica. Questa classifica è stata disattivata dal proprietario della risorsa. Questa classifica è disattivata perché le impostazioni sono diverse da quelle del proprietario della risorsa. Aeroplano è un template a risposta aperta. Non genera punteggi validi per una classifica. Login necessario Opzioni Cambia modello Attività interattive Mentre esegui l'attività appariranno altri formati. Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip. Lalu, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Arsip adalah bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan. Pengertian Arsip dan Kearsipan Kamu mungkin pernah mendengar istilah arsip dan kearsipan, namun bagi kebanyakan orang belum tau betul apa itu arsip dan kearsipan? Secara umum, arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara rekaman, angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, disket, salinan/photocopy dan lain sebagainya. Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI, pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu. Fungsi, Peranan, dan Tujuan Penataan Arsip Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai berikut Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedangkan tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain sebagai berikut Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan Untuk menghemat tempat penyimpanan. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. Untuk menjaga kelestarian arsip. Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting. Kegunaan Arsip Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu. Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie 2009 117 bahwa arsip atau warkat mempunyai enam 6 nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu A Administrasi Value nilai administrasi L Legal Value nilai hukum F Fiscal Value nilai Keuangan R Research Value nilai penelitian E Education Value nilai pendidikan D Documentary Value nilai dokumentasi Senada dengan pendapat yang dikemukakan Milton Reitzfeld dikutip oleh The Liang Gie 2009 117 ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu a. Values for administrative use nilai-nilai kegunaan administrasi b. Values for legal use nilai-nilai kegunaan hukum c. Values for fiscal use nilai-nilai untuk kegunaan keuangan d. Values for policy use nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi e. Values for operating use nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi f. Values for historical use nilai-nilai untuk kegunaan sejarah g. Values for research use nilai-nilai untuk kegunaan penelitian Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu warkat dapat hanya mempunyai satu nilai guna saja atau dapat juga mengandung semua nilai guna dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu. Jenis-jenis Arsip Berikut ini merupakan jenis-jenis arsip dan contoh beserta penjelasannya berdasarkan fisik, masalahnya, pemiliknya, sifat, fungsi, kekuatan hukum, dan tingkat keasliannya. 1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya Arsip berbentuk lembaran. Contohnya surat, kuitansi, faktur, dll Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya disket, flash disk, cd, dvd, dll 2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Misalnya kuitansi, giro, cek. Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga. Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll. Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh daftar agen distributor,dan daftar penjualan barang. Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Contoh arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, data produksi barang atau jasa, dll. 3. Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia Arsip Nasional Republik Indonesia. Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I Arsip Nasional Daerah. Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit. 4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Misalnya surat undangan, dan brosur. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan seiringnya waktu tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh surat lamaran kerja. Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang, contoh surat perjanjian atau surat kuasa. Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya bernilai sejarah/ilmiah. Contoh naskah proklamasi. Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu dalam sebuah organisasi. Contoh hasil penilaian pegawai. 5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3 jenis yaitu Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi. Contohnya Daftar hadir atau absen karyawan Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi. Contohnya Rapot Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya Surat Keputusan. 6. Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan. Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta. 7. Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya Arsip Asli, adalah dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan basah dan legalisasi asli atau dokumen utama. Arsip Tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli. Arsip Salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli. Perbedaan Arsip Digital dan Arsip ElektronikPada prinsipnya arsip digital dan arsip elektronik merupakan istilah yang sama. Arsip jenis ini memiliki dua kriteria sebagai berikutDokumen/data fisik yang diubah ke dalam bentuk digital. Sebagai contoh, ijazah, akta, dan surat yang ditulis tangan dan ditandatangani, kemudian dipindai menggunakan alat scanner menjadi dokumen yang dari awalnya memang dibuat dalam bentuk digital . Sebagai contoh, tugas kuliah yang langsung diketik di Microsoft Menciptakan Arsip Mengingat pentingnya mengetahui jenis-jenis arsip, penataan atau pengelolaan arsip bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor/perusahaan benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua karyawan atau pegawai dalam langkah-langkah dalam menciptakan arsip, yaituMemberi keterangan waktu hari, tanggal, bahkan jika diperlukan cantumkan juga jam. Kemudian keterangan lokasi/ tempat. Karena diperuntukkan bagi keperluan di masa depan, perkirakan data apa saja yang perlu dimasukkan. Misalnya tambahkan keterangan siapa pembuatnya. Pembacanya di masa depan biasanya ingin mengetahui keterangan-keterangan seperti ini. Nah demikianlah info mengenai definisi arsip, fungsi arsip, dan jenis-jenis arsip lengkap beserta penjelasan dan contoh-contohnya.

berikut yang bukan merupakan fungsi arsip adalah sebagai